He leído en muchos sitios que es el fin de la descripciones de puestos, que éstas han muerto. Quizás sea cierto o quizás todavía quede esperanza y sólo se refieran a las malas descripciones de puestos…

¿Quieres saber cómo conseguir que las descripciones de puestos sean una base real y efectiva del trabajo de RRHH…? ¿Quieres saber como hacer unas buenas descripciones de puestos?

Las descripciones de puestos son uno de los documentos más importantes que se utilizan en las áreas de Recursos Humanos. Constituyen la base para diseñar los perfiles necesarios para reclutar con éxito, para asegurar que la gestión del desempeño se adecua a la realidad de cada evaluado y evaluador y a la meritocracia en el cumplimiento de sus responsabilidades, para atestiguar que la detección de necesidades de formación se hace en función de los requisitos y responsabilidades de las personas, para certificar existe una correcta estructura salarial basada en la equidad externa e interna por puesto y no por persona, para gestionar la estructura organizativa en función de las responsabilidades de los puestos, para diseñar carreras en base a adquirir mayor expertise cambiando de responsabilidad y por lo tanto de puesto….

Tanto es así que las descripciones forman parte muy importante del póker de información esencial que configura la relación entre una empresa y sus empleados. Esta póker estaría formado por las descripciones del puesto de trabajo, el organigrama de puestos o una descripción de la estructura, de las relaciones jerárquicas / funcionales, los contratos de trabajo y las evaluaciones del desempeño.

Ahora bien, de un tiempo a esta parte es cierto que las descripciones de puestos no tienen buena fama. Yo he trabajado en empresas donde se veían como algo que complejizaba el trabajo en Recursos Humanos y que entorpecen más que ayudan…

“¿Cómo que tenemos que esperar a tener la descripción para hacer la selección…?” “¿Es necesario para obtener un listado necesidades de formación leerse todos los puestos de trabajo de la dirección? ¿De verdad tengo que evaluar a un contable por cómo contabiliza los costes?….

Y esa mala fama no se reduce solo a las áreas de RRHH, también se ha extendido entre los empleados porque muchas veces las descripciones de puestos no son transparentes y solo las conocen cuando son utilizadas desde un punto de vista jurídico laboral, cuando son utilizadas en su contra. Así cuando un empresario quiere despedir a un empleado por un desempeño deficiente, es a través de la descripción del puesto donde los juristas ven cuales son las responsabilidades que tenía asignadas el empleado y a través de la evaluación del desempeño ven si el grado de cumplimiento de estas responsabilidades ha sido inadecuado.

Con esta mala fama, y si cuestan esfuerzo hacerlas y mantenerlas, no me extraña que cada vez más muchas personas de recursos humanos digan que las descripciones de puestos han muerto. No son efectivas por el alto coste de hacerlas y mantenerlas y encuentren cualquier excusa más o menos afortunada para acabar con ellas (digitalización, nuevos modelos de relaciones laborales, metodologías ágiles…).

Ahora bien, ¿No sería más efectivo reparar lo que se hace mal? ¿Si no tenemos descripciones de puestos, que podemos utilizar en su lugar?

El primer paso para retomar la relación con las descripciones de puestos sería intentar acercarnos a la a gran dificultad de redactarlas con el mínimo esfuerzo posible pasa por encontrar el equilibrio. Necesitamos tener la cantidad de datos adecuados para cumplir su propósito. Si nos pasamos a la hora de definirlas se llegará a ser poco flexibles a las necesidades cambiantes de las empresas, pero si somos demasiados ambiguos o generalistas no tendrán sentido y no valdrán para su propósito.

En la búsqueda de ese equilibrio las descripciones se deberían hacer mínimas, pero existen cuatro aspectos que se tienen que mantener y que contestan a una serie de preguntas:

1. ¿Por qué existe el puesto en la organización? ¿Cuál es la parte fundamental, lo que le da sentido al puesto dentro de la cadena de valor de la compañía y del equipo?
2. ¿Cuales son las deberes y responsabilidades laborales permanentes? ¿Qué tiene que conseguir una persona, o un grupo de personas en este puesto a lo largo del tiempo de una forma continuada?
3. ¿Qué competencias son necesarias en función del punto anterior? ¿Cómo un persona tiene que conseguir sus responsabilidades con éxito?
4. ¿Qué perfil debe tener la persona que ocupa el puesto? Cual debe ser su formación, experiencia, conocimientos,….

Además, desde el punto de vista de los Recursos Humanos, no se acaba el problema es que una vez que las tenemos realizadas, todas las definiciones de puestos deben ser revisadas. ¿Cuál sería la forma de tenerlas siempre actualizadas? Las descripciones se deben actualizar siempre que se necesiten aunque supongan un esfuerzo o ralentizar un poco otros procesos de Recursos Humanos. Así cuando por ejemplo existe una vacante en un puesto, antes de comenzar el proceso de selección externa o promoción interna, el responsable del puesto debería revisar y actualizarla en su caso. Pasaría lo mismo en el periodo de evaluación, de esta forma aseguraremos que no pasan más de seis meses o un año sin que las descripciones estén actualizadas.

En todo este proceso la tecnología debe jugar un papel fundamental ya que debe acortar los plazos y facilitar el esfuerzo en:

• Asegurar que todas las personas de la empresa tienen asignado un puesto,
• Que todos los puesto están asociado a su vez a un responsable que certifica que el mismo está actualizado y el contenido es consistente.
• Que se siguen todos los pasos definidos en los procesos de creación y actualización de los contenidos de los puestos de trabajo, controlando plazos, implicados, responsabilidades, certificaciones… de forma fácil y sencilla.
• Que se pueden hacer cambios en las descripciones insertando contenido estandarizado (por ejemplo una nueva responsabilidad o competencia relacionada con el cliente que es transversal porque está vinculada a la misión o a los valores de la organización).
• Que toda esta información está disponible para los interesados (ocupantes, los responsables jerárquicos, el propietario del puesto, el personal de Recursos Humanos…).
• Que todos los procesos o sistemas de recursos humanos se nutren de las descripciones.

Si ya tenemos claro cuales son los contenidos mínimos que debe tener una descripción de puestos de trabajo y cómo mantenerlas actualizadas es importante que en su confección busquemos la utilidad, no solo para la empresa y los departamentos de recursos humanos sino especialmente para las ocupantes. Desde este punto de vista, deberíamos:

• Mejorar el contenido de las mismas y hacerlas más atractivas. Un enfoque podría ser aplicar la Teoría de las Características del Trabajo de Hackman y Oldman del Enriquecimiento de Puestos. Según estos autores existen determinados factores que indican cuando un puesto de trabajo es rico y sano: la variedad de las tareas, el impacto real e importante del puesto en los objetivos del área o dirección y el grado de autonomía del ocupante en el puesto.
• Tener en cuenta que aunque para RRHH actualizar y cambiar los contenidos de los puestos es una tarea ardua, para los ocupantes es fundamental que el puesto evolucione. Es muy negativo que una descripción de puestos no se modifique en años. Si el mercado evoluciona, la innovación está presente y cada vez somos más eficientes en la búsqueda de la competitividad, ¿Cómo es posible que las descripciones de puestos no cambien, no impliquen nuevas responsabilidad y formas de hacer las cosas? Para las nuevas generaciones es fundamental este punto, el cambio, el reto, adaptar nuevas tecnologías, introducir un enfoque de proyectos ágiles, potenciar el autodesarrollo, buscar la transversalidad y la interdisciplinariedad son valores en alza en las organizaciones.
• Dotar de sentido al puesto en la organización y en el equipo. El porqué existe es fundamental. La participación de los trabajadores y sus puestos en la cadena de valor de la compañía y en los equipos para los que trabajan debe estar clara. No existe nada peor que ocupar un puesto sabiendo que no aporta valor a la compañía o que no es importante para el equipo, que no participa en el negocio, que no tiene relación con otros puestos o que si la tiene es para entorpecerlos o ponerles trabas.
• Realizar una labor de comunicación / pedagogía. Si las descripciones de puestos son atractivas, evolucionan y tienen sentido pero se quedan en un cajón o en un sistema al que solo tienen acceso determinados privilegiados, serán papel mojado. De esta forma, cuando comuniquemos el puesto de trabajo a los ocupantes, además de sus obligaciones y responsabilidades se le indicarán los aspectos anteriores. Si a lo largo de su desempeño se le da feedback sobre cómo ellos contribuyen a través de su puesto a la organización, como éste evoluciona y cambia provocando retos nuevos mejorará la implicación y el compromiso con su puesto, su profesión y al empresa que le permite realizarse, de la que es y forma parte, evitando en gran medida la desvinculación del trabajador (tanto en ausentismo, absentismo o rotación voluntaria).

Solo de esta forma, haciendo que la descripción de puestos esté presente, tenga sentido para la organización, tenga utilidad para los ocupantes y tenga un coste abordable por las áreas de Recursos Humanos conseguiremos que las descripciones de los puestos de trabajo tenga futuro porque su utilidad está asegurada.

Al fin y al cabo, las áreas de Recursos Humanos siempre estamos penando por tener momentos en los que acercarnos a la línea y ser útiles al negocio. ¡Qué mejor momento aquel en el que “las personas del negocio” nos explican qué es lo hacen, porque lo hacen… De esta forma nosotros, los de Recursos Humanos no nos olvidaremos nunca que trabajamos por y para ellos. Y ellos a base de trabajar con nosotros se darán cuenta que también los de Recursos Humanos…. somos negocio.

PD. Igual no os he convencido y seguís pensando que las descripciones de puestos han muerto… La pregunta entonces es… ¿Qué podemos utilizar en su lugar? Ya no disponemos de esta maravillosa herramienta…. ¿Y ahora qué…?

Es fácil poner un marcha un sistema de descripción de puestos y sobre todo es muy fácil demostrar que son útiles y válidas en las empresas actuales ¿verdad? Si quieres hablar con alguien sobre cómo lo haces, que te de ideas o que te ayude, ve a la Home y utiliza el formulario que aparece cuando haces clic en el botón “Contacta conmigo”.